استراتيجيات عمل الجمعيةو الأسس المهنية للتخطيط

[hamza_fes]

تدرك الجمعية أهمية التخطيط ودوره في تنظيم أعمالها، وهي تمارس التخطيط في مختلف المستويات، وتقوم بإعداد عدة أنواع من الخطط وعلى رأسها الخطةالإستراتيجية وتعدل ما يلزمها من خطط عمل تكفل حسن تطبيقها.
تسعى الجمعية في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانيات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الإستراتيجيات.
وتضع الجمعية في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أولوية المهام التي تنصب في تطوير أداء الجمعية.
وتقوم الجمعية على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في الجمعية، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الإستراتيجية، وتعتمد الجمعية على الخطة الإستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.
• ما هو التخطيط؟
التخطيط هو عملية تحديد واقع المنظمة، والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، والوسائل التي ستسخدمها لتحقيق تلك الأهداف. فالتخطيط يحدد لنا:
"أين كنا ؟".......
و "أين نحن الأن ؟"......
و "أين نريد أن نصل ؟".....
و"كيف ؟". .......وبعبارات أخرى، التخطيط هو عملية تحديد "احتياجات" والعمل على وضع أفضل الطرق "للاستجابة" لتلك الإحتياجات، كل ذلك ضمن إطار عمل يوفر لك الأولويات والآليات.
• لماذا التخطيط؟
التخطيط من العمليات والمهام الضرورية لمختلف الجمعيات لما يحتويه من فوائد عديدة، ومن أهمها:
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل الجمعية حول الأهداف والإنجازات التي تسعى إلى تحقيقها.
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل الجمعية حول الخطوات الواجب اتخاذها لتحقيق تلك الإنجازات.
• التخطيط يساعد على تحديد الأولويات.
• التخطيط يساعد على رصد الموارد وتحديد أفضل الطرق لإستخدامها.
• التخطيط يبقي الجمعية وأعضائها في الإطار الصحيح.
• التخطيط يساعد على تحديد دقيق للأهداف والأدوار ولؤشرات قياس الأداء.
• الخطة نقطة ارتكاز لتقييم أداء الجمعية.
• الخطة أداة يمكن استخدامها للتواصل مع بيئة العمل الخارجية.
• مستويات التخطيط.
أنواع التخطيط :
هناك عدة أنواع من الخطط التي تحتاج الجمعية من فترة إلى أخرى أن تعدها من خلال عملية التخطيط، ومن أهم هذه الخطط:
• الخطة الإستراتيجية: وهي الخطة التي تعدها الجمعية لتوضع الصورة الكلية للجمعية وإطار العمل الخاص بها.
فالخطة الإستراتيجية هي الخطة التي توضح بيئة العمل التي تعمل بها الجمعية، نقاط قوة وضعف الجمعية، الأهداف الإستراتيجية التي تسعى إلى تحقيقها، أي أنها توضح ماذا تسعى الجمعية إلى تحقيقه وكيف.
ومطلوب من الجمعيات المنشأة حديثاً أن تضع لنفسها خطة استراتيجية، أما الجمعيات التي يتوفر لديها خطة استراتيجية فمطلوب منها أن تقوم بمراجعتها وتعديلها إذا اقتضت الحاجة لذلك.
بدون الخطة الإستراتيجية قد تقوم الجمعية بتنفيذ عدد من البرامج والنشاطات إلا أن نتائجها لا تنصب ولا تحقق رؤيتها أو رسالتها.
• خطة العمل: وهي الخطة التي تجيب عن التساؤلات التالية:
ما المهام المطلوبة؟.........
كيف سيتم انجاز هذه المهام؟........
من المسؤول عنها؟ ........
ما هي المدة الزمنية لإنجازها؟......
ما هي الموارد المطلوبة لإنجازها؟.......
وتأتي هذه الخطط لترجمة الأهداف الإستراتيجية الموجودة في الخطة الإستراتيجية الى أنشطة، ويعتبر أعدادها أسهل من إعداد الخطة الإستراتيجية.
• الخطة التنفيذية: وهي الخطط التي تعدها الجمعية لتنفيذ بعض الأعمال والنشاطات الخاصة بتطوير الجمعية، ومن أهم أمثلتها:
خطة تطوير العضوية، خطة حملة لجمع التبرعات، خطة علاقات عامة، خطة لتقييم الجمعية وغيرها. ..
خطة المشروع: وهي الخطة التي تضعها في مرحلة إعداد مشروع, برنامج أو خدمة، وتتضمن هذه الخطة مبررات المشروع، أو بمعنى آخر الإحتياجات التي جاء المشروع ليستجيب لها، أهدافه، اجراءاته ونشاطاته، فريق العمل، الموازنة، التنائج المتوقعة... إلخ.
مراحل التخطيط
التخطيط عملية متكاملة تقتضي المرور بمراحل محددة لضمان نجاحها، والمراحل التي سيتم تناولها هي المراحل الأساسية التي يمكن تطبيقها على معظم عمليات التخطيط، سواء للتخطيط الإستراتيجي أو الخطط التنفيذية أو خطط المشاريع.
1- تحديد واقع الجمعية
وهي المرحلة التي يتم فيها جمع المعلومات من المعنيين باستخدام الوسائل المناسبة للتعرف على واقع الجمعية الداخلي والخارجي.
ومن أكثر الوسائل التي تساعد الجمعية في جمع المعلومات المتعلقة بتحديد الواقع الداخلي والخارجي هي أداة SWOT ، فهي أداة تساعد الجمعية على التعرف نقاط القوة والضعف داخل الجمعية، وهي تمثل الواقع الداخلي، وأيضاً تساعد على التعرف على الفرص المتاحة والمخاطر التي تواجه الجمعية في بيئة عملها الخارجية، أي تحدد الواقع الخارجي.
ويعتمد نجاح تحديد واقع الجمعية على دقة المعلومات المتوفرة وتنوع مصادرها، فيجب أن تقوم الجمعية على التأكد من صحة المعلومات والمصداقية فيها وأن تكون هذه المعلومات عبارة عن حقائق وليست افتراضات أو توقعات. أما بالنسبة لتنوع المصادر فلا بد من الرجوع إلى وثائق الجمعية والتقارير السنوية وتقارير العمل ونتائج التعميمات التي أجرتها الجمعية لأدائها أو لبرامجها وأنشطتها وخدماتها.
ومن أهم النصائح في تنوع مصادر المعلومات هي أن تعمل الجمعية على سؤال كآفة المعنيين عن آرائهم وتقييماتهم ومقترحاتهم حول واقع الجمعية، فلا بد أن يشارك أعضاء الهيئة الإدارية، الأعضاء، العاملون، المتطوعون، الفئات المستفيدة في تحديد واقع الجمعية، فكلما نوعت الجمعية من مصادر معلوماتها كلما وصلت إلى نتائج أفضل وأقرب إلى الواقع.
إذن تكمن أهمية مرحلة تحديد واقع الجمعية في أنها تجيب على التساؤلات التالية:
"أين نحن الان ؟"....
"ما الذي أنجزناه ؟"....
"ما الذي لم ننجزه ولماذا ؟" ....
"ما المشاكل التي واجهناها وكيف تعاملنا معها ؟"....
"ما الذي استفدناه من تجربتنا ؟"...
"ما هي قدراتنا الحالية ؟"....
"ما هي الجوانب التي نحتاج إلى تطويرها في قدراتنا ؟" ....
- مرحلة الإطار الإستراتيجي
وهي المرحلة الثانية من مراحل التخطيط، وتتمثل هذه المرحلة في استخدام نتائج مرحلة تحديد الواقع ومطابقتها مع الإطار الإستراتيجي في المنظمة بهدف التعرف على مدى انسجام واقع الجمعية مع أطرها الإستراتيجية.
وتتكون الأطر الإستراتيجية للجمعية من خطتها الإستراتيجية، رؤيتها، رسالتها، قيمها، وأهدافها.
وتساعد هذه المرحلة الجمعية في التعرف على مدى استجابتها لأطرها الإستراتيجية وتحديد الأمور التي بحاجة إلى جهد واهتمام وتركيز للوصول إلى تحقيق كامل الأطر الإستراتيجية. كما تساعد هذه المرحلة على تعرف الجمعية على التعديلات اللازم ادخالها على أطرها الإستراتيجية، فمثلاً تحقيق وتنفيذ بعض البرامج أو النشاطات قد يقتضي اجراء بعض التعديلات على الرسالة والخطة الإستراتيجية.
وتجدر الاشارة إلى أن هذه المرحلة تبقى اختيارية للجمعيات الحديثة أو تلك التي في طور الإنشاء، إلا انها اجبارية للجمعيات التي مر على انشائها مدة زمنية لا تقل عن العام.
3- التطوير والنظر إلى المستقبل
وهي المرحلة التي يتم فيها استثمار وتوظيف نتائج المرحلتين (1) و (2)، فتقوم الجمعية هنا بوضع قائمة بالمهام التي تحتاج أن تنجزها للوصول إلى الحالة الأفضل، وهو ما يسمى Futuring .
تساعد هذه المرحلة الجمعية على الإجابة عن تساؤل:
"أين نريد أن نصل ؟"
"وكيف نرى أداء الجمعية وانجازاتها في العام القادم/الأعوام القادمة ؟"....
ففي هذه المرحلة تتحرر الجمعية من التفكير في الوضع الراهن للوصول على أفكار وخطوات ابداعية للمستقبل.
ومن المفضل أن تعمل الجمعية بعد وضع هذا التصور المستقبلي على إجراء تحليل يسمى "تحليل الفجوة" " Gap Analysis " وهو تحليل يستخدم للتعرف على الفجوة الفاصلة بين واقع الجمعية الحالي وبين تصورها لواقعها في المستقبل، وتحصل الجمعية على نتائج كمية (نحتاج إلى عدد أكبر من العاملين/المتطوعين، نحتاج إلى ميزانية أكبر، نحتاج إلى معلومات أكثر...) كما تحصل على نتائج نوعية (نحتاج إلى تطوير/تغيير/منهجيات وآليات عمل جديرة...)
ورغم أن هذا التحليل اختياري إلا أنه من المفضل اجراءه، فهو يساعد الجمعية في التعرف على مدى واقعية تصورها للمستقبل وفي التعرف على الأعمال الواجب القيام بها لتحسين واقع الجمعية.
4- ترتيب الأولويات
بعد الإنتهاء من المرحلة الثالثة ستكون الجمعية قادرة على تحديد النشاطات الرئيسية الواجب عملها لتحسين أدائها، وتكمن أهمية هذه المرحلة في أنها تمكن الجمعية من وضع هذه النشاطات ضمن تسلسل متناغم ومنطقي، يعتمد بالأساس على ترتيب أولويات هذه النشاطات من الأهم فالمهم فالأقل أهمية. وبشكل عام، يبقى معيار تحديد الأولوية خاضع لتوجهات الجمعية ورغبتها، إلا أنه يمكن القول بأن النشاطات التي تنصب في تطوير أداء الجمعية وتحسينه تقع في المرتبة الأولى من الأولويات.
5- كتابة الخطة، وتداولها، والإلتزام بها
وهي المرحلة التي تبدأ فيها الجمعية بتوثيق أعمال عملية التخطيط وذلك من خلال كتابتها في وثيقة تسمى "الخطة الإستراتيجية" أو "الخطة التنفيذية"... حسب العملية التي قامت بها.
ستذهب كل الجهود التي بذلتها الجمعية في عملية التخطيط هباءاً إن لم تقم بكتابة الخطة بطريقة منهجية وواضحة ومحددة، كثير من الجمعيات تخطط "شفهياً" ولكن ما أن تمضي أشهر قليلة إلا ونجد أنها لم تتقدم خطوة، ويعود ذلك إلى عدم وجود شيء مكتوب معروف لكآفة الأطراف المعنيين ويلتزمون به.
تحتوي "وثيقة" الخطة على محاور رئيسية لا بد من توفرها، وهي:
• الملخص التنفيذي: وهو فقرة يتم خلالها ايجاد الخطة.
• اجراءات التخطيط: وتضم مراحل التخطيط، من يشارك في التخطيط، المعلومات ومصاردها، الوقت الذي استغرقته عملية التخطيط... إلخ...
• الأطر الإستراتيجية: الرؤية، الرسالة، الأهداف، القيم.
• النشاطات: يتم ذكر النشاطات الرئيسية فقط.
• التوقعات: يتم ذكر النتائج التي من المتوقع الوصول إليها.
• فريق العمل: ذكر المعنيين بهذه الخطة.
• الموازنة التقديرية والمدة.
وبعد كتابة الخطة وتدقيقها واعتمادها من قبل الهيئة الإدارية، تعتقد بعض الجمعيات أنها وثيقة سرية يجب التعامل معها بحذر وكتمان، وعلى العكس من ذلك، يجب أن تقوم الجمعية بالإعلان عن انجازها لخطتها وتوفيرها لمن يطلبها، فذلك يكون فهماً جماعياً للخطة ويكون التزاماً بها. فلا بد أن تجتهد الجمعية في ايصال خطتها إلى كل شغل قد يساهم في انجازها، وأن تستخدم عدة وسائل للتعريف بها وبمضمونها.
6- تنفيذ الخطة
وهي من أكثر المراحل دقة وبساطة في نفس الوقت، فكما هو ملاحظ بأن الخطة العامة تحتوي على "نشاطات رئيسية" إن لم يتم وضعها وترجمتها في خطط عمل " Action Plan " فلن يتم تنفيذ الخطة العامة بشكل فعال ودقيق.
فبعد أن تقوم الجمعية بتوزيع الخطة على المعنيين، يقوم كل طرف معني بدراسة الجزء الذي يهتم به في الخطة العامة ويضع له خطة عمل تترجمه إلى نشاطات فرعية ينتج عن تطبيقها في اطار زمني محدد تحقيق الجزء المعنيين به من الخطة العامة.
وتتمثل بساطة هذه المرحلة في أنها تحدد جهد القائمين على إعداد خطط العمل في تحديد النشاطات الرئيسية المأخوذة من الخطة العامة، وتفصيلها في نشاطات فرعية، وتحديد الإجراءات اللازم اتخاذها لتنفيذ كل نشاط فرعي، والفريق المسؤول عن تنفيذه والمدة الزمنية المتاحة لتنفيذه والموارد التي يحتاجونها لتنفيذه.
ومن الطبيعي جداً أن يكون للخطة العامة أكثر من خطة عمل، وتنفيذ خطط العمل هذه سيؤدي في المحصلة إلى تطبيق الخطة العامة.
خلاصة:
تسعى الجمعية في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الإستراتيجيات.
وتضع الجمعية في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أولوية المهام التي تنصب في تطوير أداء الجمعية.
وتقوم الجمعية على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في الجمعية، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الإستراتيجية، وتعتمد الجمعية على الخطة الإستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.(www.arabvolunteering.org)