نموذج لسجل المخزون:
اقوم برسم جدول يضم ست خانات
الاولى :التاريخ -الثانية :رقم الورقة -الثالثة : وصف العملية -الرابعة:دخول -الخامسة : خروج -السادسة :الرصيد

الموثوقات
إن إنشاء مكتبة لجمعية ليعتبر من بين الأنشطة الهامة ويجب أن يهدف إلى إرضاء حاجيات الجمعية والأعضاء تقنيا واجتماعيا
الصندوق المحلي
إن الأنشطة اليومية التي تقوم بها الجمعية تقتضي مصاريف صغيرة في بعض الأحيان ذات طابع استعجالي مما يستوجب خلق صندوق صغير محلي يحدد له نظام التسيير
امثلة عن الملفات الموصى بها :
الملف القانوني
*النظام الأساسي
*محضر الجمع العام الأخير
*الوصل المؤقت أو النهائي
*لائحة بأعضاء مجلس الإدارة
ملفات اللجان
*لائحة أعضاء اللجنة
*دفتر تحملات اللجنة (تمديداته)
*خطة عمل اللجنة
*محاضر الاجتماعات
ملف تقارير مشاركات الأعضاء والمستخدمين في دورات التكوين والمناظرات والمؤتمرات.
ملف المشروع
مقترحات المشاريع + توصيات (مختلف الصيغ)،الاتفاقات الموقعة،تقرير المشروع
ملف المراسلات
(الصادرات + الواردات)
ملف الأعضاء المتطوعين
لائحة مستفيضة لمتطوعي الجمعية مع تبيين سيرتهم الدانية ومجالات اهتمامهم
ملف مجلس الإدارة
*لائحة الأعضاء
*الاستدعاءات للاجتماعات
*جداول أعمال الاجتماعات
*محضر اجتماعات مجلس الإدارة
ملف تقارير الزيارات
المستخدمون (الدائمون/المنشطون)
*طلب العمل
السيرة الذاتية
*نسخة من الشواهد
*نسخة من بطاقة التعريف الوطنية
*صورة فوتوغرافية للمستخدم (من الأفضل أن تكون حديثة)
*رسم الولادة
*استمارة وصف المهام ومحضر انتقاء كل مستخدم دائم/منشط
*سجل العطل
*ملف التقييم
ملف الجمع العام
*استدعاءات الأعضاء
*جدول الأعمال
*مختلف الوثائق الموزعة
*لائحة الأعضاء
*سلط الممثلين
*سجل مساهمات الأعضاء
*محضر الجمع العام
ملف جرد المعدات
الملفات المالية
ملفات سجلات المحاسبة
ملفات الوثائق المحاسبية (المصاريف والمداخل
ملف الوضعيات المالية وميزانيات المقابلة
ملف الكشفات البنكية
السجل اليومي للصندوق
الجزء الثاني -التسيير المالي
التسيير المالي مجموعة من العمليات تسمح بالتتبع اليومي لجميع المعاملات وتهدف إلى تحقيق التوازن بين المداخيل والمصاريف والأخبار بشكل منتظم عن الوضعية المالية للجمعية
ومن هنا تأتي الحاجة الملحة للتسجيل اليومي لجميع المعاملات المالية +تسجيل ترتيب + تلخيص :جميع المعاملات
أهم الصعوبات للتسيير المالي
+ سوء البرمجة المالية
+ عدم احترام التوزيع المالي
+انعدام الوثائق المبررة
+ عدم تسجيل بعض العمليات
أهم عناصر التسيير المالي الجيد
البساطة
الوضوح
الشفافية
الضمانة
المراقبة
لمادا مسك المحاسبة
تطبيقا للمقتضيات العامة:
القوانين العامة المرتبطة بتدبير المال
القوانين المنظمة للجمعيات( الفصل 33 و الفصل 33مكرر و الفصل 33 مكرر مرتين)
القانون المتعلق بمدونة المحاكم المالية( المادة 118 في شان ممارسة المجلس الجهوى للحسابات للمراقبة)
اهم ادوات/وسائل التسييرالمالى
-ميزانية الجمعية
-الورقة المثبتة
-سجل الحسابات
-التقارير المالية
الميزانيـــــــــة:
ماهي الميزانية ؟
- يمكن تعريف الميزانية على انها ذلك التعبير المالي لمخطط أو برنامج معين. لكل جمعية أهداف محددة في فترة معينة ومن خلال هذه الأهداف تضع الجمعية برنامج عمل يحتوي على الأنشطة المتوقع إنجازها في تلك الفترة. وتعبـــر الميزانية عن الحاجيات المالية لتحقيق هذه الأنشطة
ميزانية الجمعية
وهي تحديد وإيجاد الوسائل التي تمكن من ترجمة مهمة الجمعية إلى الواقع من خلال برنامج أو خطة عمل يتم إعدادها مسبقا وتساعد على تحقيق أهداف الجمعية
مهام الميزانية
تمكن من تعبئة الموارد الضرورية للإنجاز البرنامج
ب- تمكن من توزيع الموارد المالية حسب الأولويات
ج- تحدد المستويات التي تسمح بالتدخل
أهم مراحل الميزانية . من أجل بلورة او إعداد الميزانية يجب:
الأخذ بعين الاعتبار النتائج المحققة خلال السنة السابقة،
الأخذ بعين الاعتبار الموارد المرتقبة،
البدء بالموارد الموجودة قبل البحث عن الموارد الأخرى،
تقدير المصاريف حسب النشاط المراد تحقيقه،
تقدير مجموع المصاريف ومجموع المداخل،
يجب أن تكون تقديرات الميزانية دائما متوازنـة:
المداخيل المتوقعة = المصاريف المتوقعة
علاقة ميزانية الجمعية بميزانية المشروع
+ تدمج ميزانية المشروع بالميزانية العامة للجمعية
- أهم مكونات التسيير المالي للجمعية
تعليل المصاريف و المداخل (الأوراق المحاسبتية)،
تعليل العمليات المالية من ضمن المؤشرات الأساسية على مصداقية الجمعية و شفافية تعاملها،
يعتبر تعليل المصاريف عنصرا مهما في تنظيم العمل وتفادي المشاكل بين أعضاء الجمعية،
أي مد خول أو مصروف غير معلل ليس له قيمة
تعتبر الأوراق المحسابتية العنصر الأساسي في التسيير المالي،
توجد مجموعة لا بأس بها من الأوراق المحاسبتية، بحسب حجم وطبيعة كل نشاط، بالنسبة لجمعية محلية، أهمها هـــــي:
* الوصل (الاستلام والأداء)،
* الفاتورة،
* الشيـــــك،
* إشعار بدائنية وكشف الحساب
نموذج لوصل الأداء
جمعية.......................................................................
وصل رقم:..................................................................
أنا الموقع أسفله السيد................. رقم ب.ت. و: ....................
أشهد أنني توصلت من أمين صندوق جمعية:............................ مبلغ.....................................
طبيعة المصروف.........................................................
التاريخ التوقيع
من الضروري التوفر على نسختين، الأولى يجب الاحتفاظ بها لدى الجمعية، والثانية لدى المعني بالأمر
نموذج لوصل الاستلام
جمعية...................................................................
وصل رقم:..............................................................
أنا الموقع أسفله أمين صندوق جمعية.................................
أشهد أنني توصلت من السيد..................رقم ب. و:............
مبلغ.........................................
طبيعة المدخول........................................................
التاريخ التوقيع
من الضروري التوفر على نسختين، الأولى يجب الاحتفاظ بها لدى الجمعية، والثانية لدى المعني بالأمر
تسجيل المصاريف و المداخل،
يجب تسجيل كل ورقة تعلل مصروفا أو مدخولا،
تسجيل جميع العمليات المعللة يسهل المراقبة ،
تسجيل العمليات المالية يساهم في ضبط التسيير المالي،
يجب تسجيل العملية في اليوم الذي تمت فيه،
أهم وثائق تسجيل العمليات المالية المستعملة لدى الجمعيات هي :
دفتر الصندوق
دفتر البنــــــك
الوثائق المثبتة
تعتبر ركيزة أساسية لتبرير المعاملات المالية وتكن كذلك من الإخبار حول نوع الأنشطة المنجزة وتنقسم إلى قسمين
+ الوثائق التي تثبت المصاريف
+ الوثائق التي تثبت المداخل
وكل وثيقة يجب أن تعلل ب
+ تاريخ المعاملة
+ وصف المعاملة
+الإمضاء
+ الرقم الترتيبي
+ معلومات عن المشروع إن اقتضى الحال
دفتر الحسابات
وثيقة أساسية تشمل جميع العمليات الحسابية وتكون مرجعية لإعداد التقارير المالية ومن أجل تسيير حسابي متمكن يجب :+ تسجيل جميع العمليات يوميا
+ المراقبة المستمرة للرصيد وموافقته مع الرصيد البنكي والصندوق المحلي
+ تمييز بين الدفتر الشمولي والخصوصي
الوضعية المالية
وهي تسمح ب:
المعرفة المرحلية للأرصدة
مراقبة جميع المصاريف
إمساك محاسبة لكل مشروع ومراقبة صيرورته
تتبع المداخيل
تمييز بين الأموال الخاصة للجمعية وتمويل المشروع
إعداد التقارير المالية
تسمح لنا إعداد التقارير المالية بتتبع سير المصاريف والمداخيل، وتعتبر من أهم المؤشرات التي تساعدنا على إعادة النظر وتصويب وضعيتنا المالية (مداخيل ومصاريف)
هناك أنواع مختلفة من التقارير المالية بالنسبة للجمعية، نذكر منها:
التقرير المالي للمشروع أو النشاط :
- هي تقارير خاصة بكل مشروع أو نشاط على حدا،
- يمكن أن يعد مرحليا (شهر، شهرين، ثلاثة اشهر،....... ) حسب حجم و طبيعة كل مشروع أو نشاط
نموذج لتقرير المالي لمشروع أو نشاط:
التقرير المالي عن ..........
جمعية....................................الفترة المعنية..................
الميزانية
اقوم برسم جدول يضم خمس خانات
التاريخ -طبيعة المصاريف- المبلغ المقترح- المبلغ المصروف- الرصيد

التاريخ: التوقيع:

التقرير المالي للجمعية
هو تقرير إجمالي يهم جميع أنشطة الجمعية، يمكن أن يكون سنويا أو نصف سنوي. يتعين على المكتب المسير أن يقدم تقريرا سنويا للجمع العـــــام.

نموذج لتقرير المالي للجمعية
التقرير المالي لسنة...........
جمعية......................................الفترة المعنية .............
رصيد السنة السابقة ...................................................
اقوم برسم جدول يضم خمس خانات
التاريخ/الفترة -طبيعة المصاريف او المداخيل -مجموع المداخيل- مجموع المصاريف- الرصيد

التاريخ: التوقيع:

نموذج لدفتر الممتلكات جمعية.........................................
تصميم جدول كل خانة تحمل غنوانا من العناوين اسفله:
رقم التسجيل -الشرح التفصيلي-العدد-تمن الوحدة -الكلفة الاجمالية- المصدر-الوثيقة المرجعية -الحالة عند التسجيل
نمودج لدفتر المنخرطين جمعية....................................................
تصميم جدول كل خانة تحمل غنوانا من العناوين اسفله
رقم الانخراط- الاسم الكامل- السن-المهنة- واجب الانخراط- العنوان -معلومات إضافية
-الإمضاء
سأحاول انشاء الله التحدث في الفصل المقبل عن ميكانيزمات اتخاد القرار لدى اذا كان يهمكم التعرف عليها ساتناولها